Praxisbeispiel
Einheitlicher Standard mit dem digitalen Gewerbesteuerbescheid
Etwa 3500 Gewerbesteuerbescheide verlassen monatlich die Poststelle der Stadt Essen. Da kommt es immer mal wieder vor, dass Adressen nicht mehr aktuell sind und die Bescheide zu Postrückläufern werden. Sie landen dann wieder bei den Sachbearbeitern der Gewerbesteuer auf dem Tisch und müssen erneut bearbeitet werden. „Der Arbeitsaufwand in diesem Bereich ist erheblich“, sagt Maike Papenfuß, Pressereferentin der Stadt.
Digitaler Gewerbesteuerbescheid
Mit dem digitalen Gewerbesteuerbescheid kann das nicht mehr passieren. Die Benachrichtigung erfolgt elektronisch, nachdem die Unternehmen ihre Gewerbesteuererklärung beim Finanzamt eingereicht haben. Die Premiere war am 18. März des vergangenen Jahres: Der erste digitale Gewerbesteuerbescheid erreichte ein Unternehmen, das an der Testphase zum Pilotprojekt teilgenommen hatte.
Wie lief die Testphase ab?
Ein IT-Beratungsdienstleister betreut das Projekt „Digitaler Gewerbesteuerbescheid“ bundesweit. „Der erste Kontakt mit Init fand im Mai 2023 statt“, berichtet Papenfuß. Essen machte schnell klar, dass die Stadt als Pilotkommune für den digitalen Gewerbesteuerbescheid dabei sein möchte. Schließlich ist diese Funktionalität ein wichtiger Bestandteil der städtischen Digitalstrategie – und Teil des Onlinezugangsgesetztes OZG.
Sechs Unternehmen und Steuerberatungen nehmen an dem Pilotprojekt teil. „Das Essener Systemhaus, als zentraler IT-Dienstleister der Stadt Essen, hat die technische Seite der Einführung des digitalen Gewerbesteuerbescheids betreut“, so Papenfuß. Außerdem waren die Abteilung Steuern und Abgaben sowie die IT-Koordination des Fachbereichs Finanzbuchhaltung und Stadtsteueramt eingebunden.
Zu den technischen Voraussetzungen sagt sie: „Zunächst war die Registrierung der Stadt Essen für Elster Transfer Voraussetzung für die weitere Arbeit.“ Außerdem musste die Softwarekomponente „Digitaler Gewerbesteuerbescheid“ bei dem Verfahrenshersteller Nagarro SE beschafft und implementiert werden. All das verlief „ohne nennenswerte Probleme“, laut Papenfuß.
Vorteile des digitalen Gewerbesteuerbescheids
„Mit dem digitalen Gewerbesteuerbescheid wird eine deutliche Reduzierung der zeit- und personalintensiven Postrückläufer erwartet“, sagt die Sprecherin der Stadt. Zum anderen würden die Kosten für Papier und Porto erheblich reduziert werden. Neben weniger Bürokratie für die Stadtverwaltung, freuen sich auch die Unternehmen und Steuerberatungen über die Digitalisierung des gesamten Prozesses, der nun deutlich einfacher und automatisiert abläuft.
Grund dafür ist ein bundesweit einheitlicher Standard für den Bescheid: Das PDF-Dokument enthält zusätzlich einen maschinenlesbaren XML-Datensatz im PDF/A3-Format, der es den Unternehmen ermöglicht, ihn direkt aus Elster in ihren Softwarelösungen weiterzuverarbeiten. Bis dato sind in Deutschland 600 verschiedene Papierformate des Gewerbesteuerbescheids im Umlauf – eigenständig verantwortet von den rund 11.000 Kommunen. Der enorme Aufwand, um die zum Teil unterschiedlichen Papierbescheide zu prüfen und zu verarbeiten, fällt mit dem digitalen Standard weg.
Digitales Angebot bekannt machen
Und wie wird der digitale Gewerbesteuerbescheid angenommen? Aktuell sei die Akzeptanz des digitalen Gewerbesteuerbescheides noch nicht sehr groß, so die Pressereferentin. Doch die Kommune arbeitet bereits daran, das zu ändern: Ein Hinweis auf die Internetseite der Stadt Essen zum digitalen Gewerbesteuerbescheid wurde bereits auf alle Gewerbesteuerbescheide gedruckt. So sollen die Unternehmen von der neuen Möglichkeit erfahren.
Unterstützung für Kommunen
Der Prozess wird nun bundesweit etabliert. Die flächendeckende Einführung in ganz Deutschland ist laut Bundesministerium des Innern und für Heimat für das Jahr 2025 geplant. Unterstützung für Kommunen gibt es aus dem Projekt „Digitaler Gewerbesteuerbescheid“ und von Init AG in Form von Länderarbeitskreisen und dem „ServiceDesk Digitaler Gewerbesteuerbescheid“. Außerdem bereitet der IT-Beratungsdienstleister die 18 Systemanbieter von kommunalen Haushalts-, Kassen- und Rechnungssystemen (HKR-Systemanbieter) darauf vor, ihre Software umzustellen. In Arbeitskreisen informiert er sie über neue Spezifikationen und begleitet die Entwicklung der Schnittstellen.
Informationen zum digitalen Gewerbesteuerbescheid.
Die Schnittstellenbeschreibungen der Datensätze von der Finanzverwaltung zu den Kommunen sowie Lastenheft und Spezifikation des digitalen Gewerbesteuerbescheids von den Kommunen zu den Unternehmen finden Sie hier.
