Intelligente Sprachmodelle
KI im Rathaus: schneller, klarer, bürgernäher
Zeit einsparen und verständlicher kommunizieren
Im besten Fall spart die KI Zeit und Nerven und erhöht die Verständlichkeit und Bürgernähe von behördlichen Dokumenten. Beispiele hierfür sind:
- Die Zusammenfassung von Sitzungsvorlagen: Mittels der KI können für die Stadträte im Vorfeld der Sitzung aus ausführlichen Berichten knackige Zusammenfassungen erstellt werden.
- „Übersetzung“ von Behördendeutsch: geht es um einfach Sprache, ist die KI eine enorme Hilfe. So können etwa Bescheide, die ursprünglich in sperrigem Behördendeutsch formuliert waren, mit wenigen Klicks deutlich verständlicher umformuliert werden. Das reduziert nicht zuletzt auch Rückfragen durch die Bürger
- Datenbanken durchforsten und Inhalte filtern: Geht es um das Heraussuchen von internen Dienstanweisungen oder Informationen zum kommunalen Ortsrecht, können Gesetzestexte und Datenbanken mittels KI in Sekundenschnelle durchforstet werden, um schließlich den richtigen Absatz herauszufiltern.
E-Mails und Dokumente smarter bearbeiten
Viele Jahrzehnte lang nahm die Sortierung von Post und E-Mails in den Kommunalverwaltungen viel Zeit in Anspruch. Die KI kann hier ganz konkret helfen und die Einordnung von Dokumenten deutlich beschleunigen. Anwendungsmöglichkeiten dieser Fähigkeit sind unter anderem:
- Einstufung und Weiterleitung von Schreiben: Handelt es sich um einen Bauantrag, eine einfache Anfrage oder einen Widerspruch? Die KI kann den Dokumententyp automatisch erkennen und das Dokument an die richtige Stelle weiterleiten.
- Ausfüllen der E-Akte: Metadaten wie das Aktenzeichen, Namen, Adressen oder Beträge können von der KI automatisch in die E-Akte übernommen werden
Anträge unkomplizierter vorprüfen
Auch in Zeiten der KI gilt: Ein komplexer Antrag muss von einem kundigen Sachbearbeiter bearbeitet werden. Im Vorfeld aber kann die KI den Antrag auf Vollständigkeit und Plausibilität prüfen, um unnötige Arbeitsschleifen zu vermeiden. Beispiele für den Einsatz dieser Fähigkeit sind etwa:
- Der Check des Bauantrags: hier kann die KI zum Beispiel prüfen, ob alle notwendigen Dokumente (Lageplan, Brandschutznachweis etc.) hochgeladen wurden und die Angaben logisch schlüssig sind.
- Hilfe bei der Wohngeld-Beantragung: Die KI kann hier z.B. bei der Berechnung und der Vorab-Prüfung von Nachweisen helfen, was die Durchlaufzeiten bei diesen oft langwierigen Verfahren massiv verkürzt
Schnellere Mustererkennung durch KI
Auch die Finanzverwaltungen in Kommunen können von der KI profitieren - vor allem von der Fähigkeit der Mustererkennung, etwa:
- Erkennung von Anomalien: Doppelzahlungen oder ungewöhnliche Buchungsmuster werden von der KI umgehend erkannt - damit kann Betrug vorgebeugt werden und werden Fehler im Zahlungsverlauf frühzeitig gefunden
- Prognosen zur Liquidität: Auf der Basis von historischen Daten der Gewerbesteuer und Zuweisungen können KI-Modelle die künftige Kassenlage präziser als herkömmliche Tabellenkalkulationen berechnen.
In der Kommunalverwaltung Schorndorf ist der Einsatz von KI Normalität
Wie die KI das Leben in der Kommunalverwaltung konkret verändert und erleichtert, ist eindrucksvoll in Schorndorf zu beobachten. Als eine der ersten Kommunen hat man in Schorndorf den Einsatz von Sprachmodellen bewusst und aktiv in die Arbeit der Verwaltung integriert und damit bislang ausgesprochen positive Erfahrungen gesammelt. Der Ausgangspunkt für diese Entwicklung war die Entdeckung von ChatGPT. „Ende des Jahres 2022 kam ein Mitarbeiter in mein Büro gestürmt und präsentierte mir aufgeregt die erste Version von ChatGPT“, erinnert sich Philip Stolz, der Leiter der Stabstelle Digitalisierung. „In dem Moment war mir klar, dass das ein absoluter Game-Changer ist für uns“, so Stolz.
Verpflichtende KI-Schulungen für die Mitarbeiter
Statt erst einmal abzuwarten wie die meisten Kommunen, entschied man sich in Schorndorf dazu, sich von Beginn an mit den neuen Möglichkeiten auseinanderzusetzen. „Das Personal braucht eine KI-Grundkompetenz“, davon waren Stolz und seine Kollegen schnell überzeugt. Um diese Kompetenzen zu vermitteln, wurden in Schorndorf spezielle Schulungen für die Mitarbeiter erarbeitet, in denen diese die Grundlagen für den Umgang mit der KI und die Formulierung passender Prompt ebenso lernen wie sie auf die Gefahren und Grenzen der KI hingewiesen werden. „In den Schulungen lernen die Mitarbeiter, wie man KI sinnvoll und sicher nutzt“, sagt Stolz. Das Besondere dabei: Auf Anregung des Personalrats hin sind die Schulungen verpflichtend, damit auch wirklich alle Mitarbeiter erreicht werden.
Spezielle Dienstvereinbarung zur Nutzung der KI
Ergänzend zu den Schulungen wurde in Schorndorf eine Dienstvereinbarung zur Nutzung der KI erarbeitet. Sie erlaubt explizit die Nutzung von KI im Arbeitsalltag, allerdings darf die KI nur von geschultem Personal eingesetzt werden. Welches Tool dann letztlich genutzt wird, ist zweitrangig – Hauptsache, die Regeln werden eingehalten. „Die KI ist für uns letztlich schlicht ein weiteres äußerst praktisches Werkzeug, das bei der richtigen Verwendung stark entlasten kann“, sagt Stolz. So wie jeder Mitarbeiter selbstverständlich in der Lage sei, E-Mails zu schreiben und Word-Programme zu bedienen, sollte er auch dazu fähig sein, einen passenden Prompt zu setzen. Dabei ist Stolz überzeugt: „Jeder sollte ein gewisses Grundwissen über die KI haben und sie entsprechend bedienen können, ansonsten wird die Welt uns überholen“.
Anwendung der KI in verschiedensten Bereichen
Laut Stolz wird die KI mittlerweile in den verschiedensten Bereichen der Kommunalverwaltung eingesetzt und für ganz unterschiedliche Zwecke verwendet. Mal ist da der Tiefbauer, der die KI nutzt, um die Sitzungsvorlage auch für Laien verständlich zu formulieren. Mal ist da die Erzieherin, die die KI befragt, um Inspiration für Bewegungsangebote für ein verhaltensauffälliges Kind zu bekommen. Und mal ist da der Mitarbeiter, der sich mittels der KI sein persönliches Trainingsprogramm erstellt. „Jeder kann die KI für etwas anderes nutzen“, so der Stabstellenleiter.
Reflexion und Austausch in der Zukunftswerkstatt
Die Veränderung der Arbeit durch den Einsatz von KI ist enorm und die Schnelligkeit der Entwicklung rasant. Umso wichtiger ist die bewusste Reflexion dieser. Hierzu wurde in Schorndorf die Zukunftswerkstatt ins Leben gerufen, in der sich die Mitarbeiter über zentrale Fragen und die gesammelten Erfahrungen austauschen können.
Schnellere und agilere Verwaltung dank KI
Seit über zwei Jahren wird die KI in Schorndorf tagtäglich und in den verschiedensten Fachbereichen verwendet und die Erfahrungswerte sind denkbar gut, wie Stolz berichtet. „Wir sind als gesamte Verwaltung schneller und agiler geworden, gewinnen durch die KI viel Zeit und werden außerdem bürgernäher, weil unsere Sprache verständlicher ist dank der Hilfe von KI“, so der Stabstellenleiter. Durch die Schulungen herrschten auch kaum mehr Angst und Sorge vor der KI vor, sondern hätten die meisten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Spaß daran, die KI einzusetzen bei ihrer Arbeit. „Es braucht in der Verwaltung jemanden, der die KI auf dem Schirm hat und ihre Nutzung weiter vorantreibt“, so Stolz. Denn es sei völlig klar: Der Lernprozess hört niemals auf.
