Finanzen
Mitteilungsverordnung: Wie zentrale Buchhaltung Kommunen hilft
Praxisfall: Wenn die Bagatellgrenze durch dezentrale Buchhaltung übersehen wird
Ein Ehrenamtlicher erhält im Jahr 2.000 Euro Aufwandsentschädigung für die Freiwillige Feuerwehr. Zusätzlich überweist ihm das Ratsbüro 1.200 Euro für seine Stadtratstätigkeit. Zwei Ämter, zwei Buchungen – aber kein Gesamtüberblick. Ergebnis: Die Bagatellgrenze von 3.000 Euro wird übersehen, die Mitteilung an die Finanzverwaltung unterbleibt.
Solche Fälle zeigen: Die Umsetzung der Mitteilungsverordnung (MV) ist keine Randaufgabe. Sie verlangt organisatorische Konsequenz und eine zentrale Kreditorenbuchhaltung.
Die Mitteilungsverordnung verpflichtet Kommunen seit 1993, bestimmte Zahlungen an die Finanzverwaltung zu melden. Spätestens mit der Anhebung der Bagatellgrenze auf 3.000 Euro (§ 7 Abs. 2 MV) ab dem 01.01.2025 ist deutlich geworden: Die organisatorische Aufstellung der kommunalen Kreditorenbuchhaltung entscheidet über die rechtskonforme Umsetzung dieser Pflicht. Kämmereien und Kommunalkassen stehen damit gleichermaßen in der Verantwortung, funktionierende Strukturen zu etablieren.
Mitteilungspflicht nach § 93a AO: Rechtsgrundlagen für Kommunen
Rechtsgrundlage ist § 93a AO in Verbindung mit der MV. Danach haben Kommunen sämtliche dem Grunde nach mitteilungspflichtigen Zahlungen (§ 2 Abs. 1 MV) zu erfassen und – soweit die Bagatellgrenze überschritten wird – elektronisch an die Finanzverwaltung zu übermitteln.
Die Bagatellgrenze reduziert zwar die Anzahl der Meldungen, entbindet aber nicht von der Pflicht, jede Zahlung im Haushaltsvollzug dahingehend zu prüfen, ob sie dem Grunde nach mitteilungspflichtig ist oder nicht, die Zahlungen zu kennzeichnen und am Jahresende auszuwerten. Ohne eine klare organisatorische Lösung, insbesondere in der Kreditorenbuchhaltung, besteht ein erhebliches Risiko, dass Meldungen fehlerhaft oder gar nicht erfolgen.
Organisationsherausforderung: Risiken dezentraler Kreditorenbuchhaltung
In vielen Kommunen werden Zahlungen dezentral auf Fachbereichs- oder Ämterebene verbucht. Für denselben Zahlungsempfänger existieren dann häufig mehrere Personen- bzw. Kreditorenkonten. Dies erschwert die notwendige Zusammenführung nach Ablauf des Jahres und führt zu erhöhtem Prüfaufwand, um der Mitteilungspflicht gerecht zu werden.
Beispiel: Ein Stadtratsmitglied erhält monatliche Aufwandsentschädigungen vom Ratsbüro, gleichzeitig Honorare als VHS-Dozent und eine Aufwandsentschädigung für die Tätigkeit in der Freiwilligen Feuerwehr. Jedes Amt bucht die Zahlungen auf separaten Kreditorenkonten. Erst die Gesamtbetrachtung aller Zahlungen entscheidet, ob die Bagatellgrenze überschritten und eine Meldung erforderlich ist. Wird sie nicht überschritten hat eine Mitteilung zu unterbleiben. Ohne zentrale Zusammenführung der Informationen auf den Kreditorenkonten drohen Fehleinschätzungen.
Die Praxis zeigt, dass diese Fälle nicht selten sind. Eine bloße Erhöhung der Bagatellgrenze auf 3.000 Euro entlastet die Verwaltung deshalb kaum, solange keine konsolidierte Datenbasis existiert.
Zentrale Kreditorenkonten: Lösungsweg für rechtskonforme Meldungen
Die konsequente Zentralisierung der Kreditorenbuchhaltung ist der Schlüssel. Wird jeder Zahlungsempfänger auf einem einzigen Kreditorenkonto geführt, lassen sich sämtliche Zahlungen innerhalb eines Kalenderjahres überblicken, die dem Grunde nach mitteilungspflichtigen Zahlungen filtern und nach Ablauf des Jahres mit der Bagatellgrenze abgleichen. Moderne Finanzsoftware ermöglicht zusätzlich, Zahlungen bereits bei der Buchung als „dem Grunde nach mitteilungspflichtig" zu kennzeichnen. Eine Auswertung ist dann auf „Knopfdruck" möglich.
Praxisvergleich: Dezentral vs. zentral
Variante dezentral: Ein Ehrenamtlicher erhält 2.500 Euro aus Amt A und 600 Euro aus Amt B. Beide Fachämter sehen für sich genommen einen Bagatellfall. Erst bei Zusammenführung wird klar: Die Grenze von 3.000 Euro ist überschritten, eine Meldung ist zwingend erforderlich.
Variante zentral: Ein einziges Kreditorenkonto weist kumuliert 3.100 Euro aus. Das System zeigt automatisch die Überschreitung der Grenze und generiert die Mitteilung.
Die Rechnungsprüfung sollte es sich in diesem Zusammenhang zur Aufgabe machen, die Vollständigkeit der zentralen Erfassung zu kontrollieren und die korrekte Abgrenzung zwischen mitteilungspflichtigen und nicht mitteilungspflichtigen Zahlungen sicherzustellen.
Datenschutz und praktische Umsetzung der Datenerhebung
Ein weiterer Aspekt ist die Datenerhebung. Zwar dürfen sensible Daten (z. B. Steuer-ID) erhoben werden, um der Mitteilungspflicht nachzukommen. Organisatorisch muss gewährleistet sein, dass die Daten rechtzeitig vorliegen, um die Meldung fristgerecht zu übermitteln. Auch hier erleichtert eine zentrale Buchhaltung die Koordination und vermeidet vor allem Mehrfacherhebungen in verschiedenen Ämtern.
6-Punkte-Maßnahmenkatalog: So setzen Sie die Mitteilungsverordnung um
- Zentrale Kreditorenbuchhaltung einführen
• Jeder Zahlungsempfänger erhält ein einziges Kreditorenkonto für die gesamte Kommune.
• Fachämter buchen ausschließlich auf dieses Konto. - Kennzeichnungspflicht in der Finanzsoftware nutzen
• Zahlungen sind bereits bei der Anordnung als „dem Grunde nach mitteilungspflichtig" zu kennzeichnen.
• Automatisierte Auswertungen zum Jahresende ermöglichen eine revisionssichere Meldung. - Schnittstellen und Prozessklarheit schaffen
• Einheitliche Standards für die Datenübernahme aus Fachverfahren (z. B. VHS, Wahlen, Ehrenamt).
• Vermeidung von Mehrfacherfassungen insbesondere bei der Datenerhebung. - Interne Dienstanweisung erlassen
• Festlegung des Prüfschemas nach MV.
• Zuständigkeiten (Kämmerei, Kasse, Fachämter) klar regeln.
• Fristen für Datenerhebung und Meldung verbindlich fixieren. - Schulung und Sensibilisierung
• Regelmäßige Schulungen für Kassen- und Kämmereimitarbeitende sowie Buchhaltern in den Ämtern zu rechtlichen Anforderungen.
• Fallbeispiele als Übungsgrundlage nutzen. - Rechnungsprüfung systematisch einbinden
• Prüfung der Umsetzung der Dienstanweisung.
• Stichprobenartige Kontrolle von Kreditorenkonten.
• Sicherstellung, dass Bagatellgrenzen korrekt berücksichtigt werden.
Rechtssichere Umsetzung durch organisatorische Konsequenz
Die Umsetzung der Mitteilungsverordnung ist kein rein technisches Thema, sondern eine organisatorische Aufgabe. Nur durch die konsequente Zentralisierung der Kreditorenbuchhaltung und klare interne Prozesse können Kommunen sicherstellen, dass Mitteilungen vollständig, korrekt und fristgerecht erfolgen. Kämmereien, Kommunalkassen und Rechnungsprüfungsämter tragen gemeinsam Verantwortung – jetzt ist der Zeitpunkt, die Strukturen nachhaltig anzupassen.
Checkliste: 5 Schritte zur rechtssicheren Kreditorenbuchhaltung
- Ein Konto pro Kreditor – keine Splittung nach Ämtern oder Fachbereichen.
- Kennzeichnung in der Software – jede Zahlung als mitteilungspflichtig oder nicht.
- Dienstanweisung erlassen – klare Zuständigkeiten und Fristen.
- Schulung der Mitarbeitenden – Praxisfälle einüben, Rechtslage verinnerlichen.
- Rechnungsprüfung einbinden – Kontrollinstanz zur Sicherung der Umsetzung.
