Recht Aktuell
Auskunftsanspruch: Der richtige Umgang mit Daten
Eine aktuelle Entscheidung zum Auskunftsanspruch stellt Kommunen vor neue Herausforderungen. Es geht um ein Urteil des Bundesgerichtshofs (BGH) zur Reichweite des Auskunftsanspruchs nach der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (Art. 15 DSGVO). Danach können Betroffene nicht nur Auskünfte darüber verlangen, ob und welche ihrer personenbezogenen Daten verarbeitet werden (Az.: VI ZR 576/19 vom 15.06.2021). Das Auskunftsersuchen betrifft sogar interne Vermerke. Zudem können Betroffene verlangen, dass ihnen Kopien der gesammelten personenbezogenen Daten zugestellt werden. In dem zugrundeliegenden Fall ging es um das Auskunftsersuchen eines Versicherungsnehmers gegenüber seiner Versicherung. Das Urteil kann aber auch für die Kommunalverwaltungen weitreichende Folgen haben.
Das Recht zu wissen, was über einen gespeichert ist - der Auskunftsanspruch und die Folgen
Nach Art. 15 DSGVO hat jede Person das Recht, zu erfahren, ob eigene personenbezogene Daten verarbeitet werden. Bei einer entsprechenden Anfrage müssen Kommunalverwaltungen deshalb in einem ersten Schritt Auskunft erteilen, ob in der Verwaltung personenbezogene Daten des Antragstellers verarbeitet werden. Dabei muss es sich nicht immer um einen Gemeindeeinwohner handeln. Es können auch Daten von Personen verarbeitet werden, die keinen unmittelbaren Bezug zur Kommune haben.
Ein Beispiel: Ein Autofahrer wurde mit überhöhter Geschwindigkeit geblitzt. Die Straßenverkehrsbehörde des Landeskreises hat den Halter des Fahrzeugs ermittelt, einen Bußgeldbescheid erstellt und die Halterdaten noch gespeichert. Allein die Auskunft, ob personenbezogene Daten verarbeitet werden, beschert der Verwaltung noch keinen besonderen Arbeitsaufwand. Das ändert sich aber, wenn der Betroffene von seinem Recht auf Auskunft über diese personenbezogenen Daten Gebrauch machen will. Dann sind ihm auch Kopien der personenbezogenen Daten zur Verfügung zu stellen.
Während Verbraucherschützer den Auskunftsanspruch nach Art. 15 DSGVO schon bisher sehr weit ausgelegt haben, vertrauten Auskunftspflichtige wie Unternehmen und Behörden darauf, dass es schon nicht so schlimm kommen würde. Diese Hoffnungen hat der BGH nun mit seinem Urteil zerschlagen.
„Damit Auskunfts-Anträge die Kommunalverwaltung nicht lahmlegen, sollten Vorbereitungen getroffen werden.“
Das Urteil zum Auskunftsanspruch: Was die Richter von Kommunen konkret verlangen
Zunächst stellten die Richter des 6. Senates klar, dass der Begriff der personenbezogenen Daten nicht auf sensible oder private Informationen beschränkt ist. Vielmehr fallen darunter alle Arten von Informationen über die betroffene Person. Dabei soll es ausreichen, dass die Information aufgrund ihres Inhalts, ihres Zwecks oder ihrer Auswirkungen mit der Person verknüpft ist. Die Richter gehen in ihrem Urteil aber noch weiter: So kann sich der Auskunftsanspruch auch auf Informationen erstrecken, über die der Antragsteller bereits verfügt. Er soll sich vergewissern können, dass die ihn betreffenden Daten richtig sind und in zulässigerweise verarbeitet werden, weshalb er grundsätzlich auch wiederholt Auskunft verlangen kann. Schließlich stellt der BGH klar, dass auch interne Vermerke oder interne Kommunikation des Verantwortlichen, die Informationen über den Antragsteller enthält, Gegenstand des Auskunftsanspruchs sind.
Für Auskunftsverpflichtete lässt der BGH lediglich ein Hintertürchen offen: Denn zur Frage, ob dem Anspruch möglicherweise Ausschlussgründe entgegenstehen, musste er sich nicht äußern. Hierzu hatte die Beklagte nichts vorgetragen.
Welche Vorbereitungen Kommunen treffen können, um nicht in die Falle zu geraten
Wie sollten die Kommunen nun mit dem weiten Auskunftsanspruch der Betroffenen umgehen?
Zunächst muss die Verwaltung prüfen, ob überhaupt personenbezogene Daten des Betroffenen vorliegen, wenn ein Antrag gestellt wird. Im zweiten Schritt muss sie dem Antragsteller die Informationen in Kopie zu Verfügung zu stellen und zwar alle, die Personenbezug aufweisen, das heißt aus allen Bereichen der Verwaltung. Das muss kostenlos erfolgen, denn erst für „alle weiteren Kopien“ - also für den Fall, dass der Betroffene erneut Auskunft beantragt - kann der Verantwortliche nach Art. 15 Absatz 3 Satz 2 ein Entgelt verlangen.
Damit derartige Anträge die Kommunalverwaltung nicht lahmlegen, sollten Vorbereitungen getroffen werden:
- Es sollte unbedingt darauf geachtet werden, dass in den Akten nur unbedingt notwendige personenbezogene Informationen stehen
- Es sollte ein Löschkonzept erstellt werden, damit nicht mehr benötigte personenbezogene Daten auch regelmäßig gelöscht werden. Darauf haben die Betroffenen ohnehin nach Art. 17 DSGVO einen Anspruch.
- Die Anträge sollten immer dahingehend überprüft werden, was der Antragsteller überhaupt will. Häufig nimmt es der Antragsteller bei der Formulierung seines Antrages nicht so genau und ermöglicht damit Nachfragen zu Präzisierung. Diese Möglichkeit des „ins Gespräch kommen“ mit dem Antragsteller sollten Kommunen unbedingt nutzen. So kann die Reichweite des Anspruchs aus Art. 15 DSGVO vielleicht ganz einfach eingeschränkt werden.
