Künstliche Intelligenz kann dafür sorgen, dass Erkenntnisse in der Verwaltung nicht verloren geht.

Kolumne

KI statt Aktenstaub: So geht Wissen nicht verloren

von Dr. Ilona Benz

Gastautorin

8. Oktober 2025

Kommunen verlieren bei jedem Personalabgang wertvolles Wissen – doch Künstliche Intelligenz könnte der rettende Handschuh sein. "Wer jetzt nicht handelt, lässt Verwaltung und Bürger im Regen stehen“, meint unsere Kolumnistin Ilona Benz.

Es ist schon lange kein Geheimnis mehr, dass der Fachkräfte- und Personalmangel die Erfüllung kommunaler Aufgaben bereits heute beeinträchtigt und bis zum Höhepunkt im Jahr 2030 die Funktionsfähigkeit der Verwaltung stark herausfordern wird. Spürbar ist dies seit Jahren insbesondere bei Erziehern sowie beim technischen Personal in Stadtplanungsämtern, Bauhöfen oder IT-Abteilungen. Der Wissensverlust durch Fluktuation macht sich jedoch auch bei weniger spezialisierten Stellen in der allgemeinen Verwaltung bemerkbar. Jeder Personalabgang bedeutet dabei einen Verlust an Erfahrungswissen, persönlichen Kontakten und fachlicher Expertise. Zugleich tun sich Personalverantwortliche mit der qualifizierten Wiederbesetzung immer schwerer. Verwaiste Stellen sind mittlerweile mehr Regel als Ausnahme.

KI hilft Wissensmanagement zu betreiben

Angesichts dieser Situation ist es umso bemerkenswerter, dass das Thema Wissensmanagement flächendeckend in den Kommunen bisher kaum eine Rolle spielt. Nur vereinzelt beschäftigen sich bisher Personalabteilungen und Digitalisierungsbeauftragte damit, individuelles Wissen dauerhaft für die Organisation und über Ämtergrenzen hinweg nutzbar zu machen. Zwar gibt es vielerorts elektronische Dokumentenmanagementsysteme und Intranet, diese werden jedoch überwiegend als reine Ablagesysteme oder zur internen Information und Vernetzung genutzt. Daten werden bisher nicht aus der Perspektive eines Neueinsteigers oder einer Vertretung strukturiert oder als rollenspezifische Lernpfade aufbereitet. Diese Situation macht nicht nur Einarbeitungsphasen ineffizient, sie führt auch dazu, dass vorhandene Daten und Wissen organisationsweit nicht ausreichend nutzbar sind.

Das kann und muss so nicht bleiben. Künstliche Intelligenz kann dabei helfen, große Mengen an Daten besser durchsuchbar zu machen, zu strukturieren und zu klassifizieren. Darüber hinaus können Informationen mit KI-Unterstützung aus der Perspektive verschiedener Personas selektiert, priorisiert und aufbereitet werden. Davon können auch Querschnittsfunktionen wie Öffentlichkeitsarbeit, Redenschreiberinnen und -schreiber oder Büro- und Stabsleitungen profitieren. Erste Zulieferungen etwa für Reden, Dossiers oder Terminvorbereitungen der Hausspitze können dann automatisiert erstellt werden. Das Potenzial ist enorm. Grund genug, das Wissensmanagement von seinem Schattendasein zu befreien.

Dr. Ilona Benz berät Institutionen in Digitalisierungs- und Transformationsprojekten.