Schritt für Schritt Anleitung
Hinweisgeberschutz im Rathaus
Das Hinweisgeberschutzgesetz schützt Personen, die Rechtsverstöße melden – intern oder extern. Gemeint sind Hinweise auf Straftaten, Ordnungswidrigkeiten oder Verstöße gegen Bundes- und EU-Recht. Dazu zählen etwa Vergabefehler, Korruption, Datenschutzverstöße oder Haushaltsdelikte.
Zentraler Punkt: Hinweisgeber dürfen keine Nachteile erleiden. Kündigungen, Abmahnungen, Versetzungen oder subtile Repressalien sind unzulässig, wenn sie im Zusammenhang mit einer Meldung stehen.
Das Gesetz verpflichtet Arbeitgeber, sichere Meldewege einzurichten und Hinweise strukturiert zu bearbeiten. Für Kommunen ist das keine Option, sondern eine gesetzliche Aufgabe.
Welche Kommunen sind betroffen?
Betroffen sind öffentliche Arbeitgeber mit in der Regel mindestens 50 Beschäftigten. Das trifft auf viele Stadt- und Gemeindeverwaltungen zu – auch im ländlichen Raum.
Kleinere Kommunen können Meldepflichten gemeinsam mit anderen Kommunen erfüllen oder externe Stellen nutzen. Das Gesetz lässt hier organisatorischen Spielraum, nicht aber beim Ergebnis: Ein funktionierendes Meldesystem muss vorhanden sein.
Übergangsfristen gelten nicht mehr. Das Gesetz ist in der Praxis angekommen.
Was müssen Rathäuser konkret einrichten?
Kernstück des Gesetzes ist eine interne Meldestelle. Sie muss Hinweise entgegennehmen, prüfen und den weiteren Ablauf steuern. Die Meldestelle kann intern organisiert oder extern beauftragt werden.
Wichtig ist:
– Vertraulichkeit der Identität
– Schutz personenbezogener Daten
– klare Zuständigkeiten
– dokumentierte Abläufe
Mehrere Meldewege
Hinweise müssen schriftlich und mündlich möglich sein – etwa per Online-System, E-Mail, Telefon oder auf Wunsch auch persönlich. Anonyme Meldungen sind nicht zwingend vorgeschrieben, werden in der Praxis aber häufig ermöglicht.
So sehen die Meldeketten im Rathaus aus
- Eingang der Meldung
Der Hinweis geht bei der internen Meldestelle ein. - Eingangsbestätigung
Innerhalb von sieben Tagen muss der Eingang bestätigt werden. - Prüfung des Sachverhalts
Die Meldestelle prüft, ob der Hinweis unter das Gesetz fällt und ob weitere Informationen nötig sind. - Einbindung der Verwaltung
Fachämter, Personalstelle oder Rechtsamt werden – je nach Fall – eingebunden. Die Identität des Hinweisgebers bleibt geschützt. - Maßnahmen oder Abschluss
Der Sachverhalt wird aufgeklärt, abgestellt oder – falls unbegründet – abgeschlossen. - Rückmeldung
Spätestens nach drei Monaten erhält der Hinweisgeber eine Rückmeldung über den Stand oder das Ergebnis.
Wer hat welche Aufgabe?
Meldestelle
– Annahme und Dokumentation
– Fristenkontrolle
– Koordination der Prüfung
Fachämter
– Sachliche Bewertung
– Zuarbeit und Aufklärung
Datenschutzbeauftragter
– DSGVO-Konformität
– Schutz sensibler Daten
Verwaltungsleitung / Bürgermeister
– Gesamtverantwortung
– Organisationsentscheidung
– Sicherstellung der Umsetzung
Checkliste: Das müssen Kommunen erledigen
- Interne oder externe Meldestelle benannt
- Zuständigkeiten schriftlich geregelt
- Meldewege technisch eingerichtet
- Fristen und Abläufe definiert
- Datenschutzkonzept erstellt
- Beschäftigte informiert
- Dokumentationspflichten geklärt
- Kooperationen mit anderen Kommunen geprüft
Was passiert, wenn Kommunen nichts tun?
Das Gesetz sieht Bußgelder bis zu 50.000 Euro vor – etwa bei fehlender Meldestelle oder bei Behinderung von Meldungen. Auch Repressalien gegen Hinweisgeber können sanktioniert werden.
Hinzu kommt ein organisatorisches Risiko: Gehen Hinweise ungeordnet ein, entstehen Unsicherheit, interne Konflikte und im Zweifel externe Meldungen an Behörden oder Medien.
Wie erste Meldungen in Kommunen aussehen
Dort, wo Meldesysteme eingerichtet wurden, zeigen sich typische Fälle:
– Hinweise auf fehlerhafte Vergaben
– interne Konflikte mit Rechtsbezug
– Datenschutzprobleme
– Verstöße gegen interne Richtlinien
Die Erfahrung vieler Verwaltungen: Klare Verfahren schaffen Ruhe. Hinweise lassen sich sachlich prüfen, ohne Eskalation, ohne Aktionismus.
