E-Payment Angebote sind Pflicht auch für Kommunen - unsere Autoren geben Tipps für die Umsetzung
E-Payment Angebote sind Pflicht auch für Kommunen - unsere Autoren geben Tipps für die Umsetzung
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Handlungsempfehlungen

Online-Zugang und E-Payment in Kommunen

26. Mai 2023
Seit diesem Jahr sind auch Kommunen verpflichtet, angebotene Verwaltungsdienstleistungen für die Bürger digital anzubieten. E-Payment ist ebenfalls verpflichtend. Eine Auswertung am Beispiel Sachsen-Anhalt ergab nun, dass zahlreiche Kommunen dazu noch nicht in der Lage sind. Unsere Gastautoren haben sich neun Kommunen angesehen und daraus Handlungsempfehlungen für andere Städte und Gemeinden formuliert!

Deutschland, ein Land der digitalen Entwicklungen? Wohl eher ein digitales Entwicklungsland, wenn man an die kommunalen Verwaltungen denkt. Kaum vorstellbar, eine Geburtsurkunde von der Wochenstation zu beantragen oder sein Fahrzeug von der Couch aus zuzulassen. Der Begriff E-Government setzt schon seit vielen Jahren Impulse für eine technisch basierte und somit fortschrittliche Verwaltung. Die Erwartungen sind hoch. Digitale Behördengangerlebnisse sollen unsere Zukunft werden, um eine bürgerfreundliche Verwaltung vorzuhalten. Dennoch wird den Bürgern und Bürgerinnen der Gang zur Behörde und lange Wartezeiten im 2023 noch immer nicht erspart – ein flächendeckendes Ende ist nicht in Sicht.

Seit dem 01.01.2023 müssen die von Bund, Ländern und Kommunen angebotenen Verwaltungsleistungen für die Bürger sowie Unternehmen auf digitale Weise erreichbar sein. Verankert sind diese gesetzlichen Vorgaben u. a. in den E-Government-Gesetzen des Bundes und der Länder sowie im Gesetz zur Verbesserung des Onlinezugangs zu Verwaltungsleistungen (Onlinezugangsgesetz – OZG).

E-Payment ist ein Teilaspekt dieser Transformation. Fallen für eine digitale Verwaltungsleistung Kosten an, muss die Behörde dem Bürger auch eine digitale Bezahlmöglichkeit anbieten. Hierzu gehören die Online-Überweisung, das elektronische Lastschriftverfahren, die Kreditkartenzahlung, Zahlungen über Giropay, die Sofortüberweisung, das Mobile Payment oder Zahlungen via PayPal.

Im Rahmen einer Studie wurde durch Befragungen der aktuelle Umsetzungsstand des Onlinezugangsgesetzes mit dem damit verbundenen Einführungsschwerpunkt E-Payment in neun Kommunen im Landkreis Börde in Sachsen-Anhalt exemplarisch betrachtet. Dabei wurde auch auf Hemmnisse herausgearbeitet, sofern das Digitalisierungskonzept bisher nicht erfolgreich umgesetzt wurde.

 E-Payment ist in den wenigsten Kommunen etabliert 

Die Antworten sind ernüchternd. Sie zeigen auf, dass sieben von neun der befragten Kommunen die Pflichtvorgaben bislang nicht erfüllen, also keine der angedachten Verwaltungsleistungen digital anbieten, die darüber hinaus auch nicht über eine Online-Bezahlmethode beglichen werden können. Vielmehr steht der weit überwiegende Teil der Kommunen noch ganz am Anfang des Umstellungsprozesses.

Die zwei Kommunen, die bereits Verwaltungsleistungen und E-Payment-Verfahren eingeführt haben, gaben an, dass eine Arbeitserleichterung aufgrund der bequemen und einfachen Handhabung für alle Prozessbeteiligten zu verzeichnen ist. Umwelt und Ressourcen werden darüber hinaus nachhaltig geschont. Die Resonanz in der Bevölkerung fällt ebenso positiv aus. Das digitale Bezahlangebot wird durch die Nutzer angenommen, insbesondere, wenn Bußgelder beglichen werden müssen.

PayPal im Fokus der Bezahlsysteme 

In den befragten Kommunen wurden die bereits eingesetzten oder geplanten digitalen Bezahlmöglichkeiten ausgewertet. Hauptaugenmerk liegt bei allen neun Befragten auf der Bezahlmethode PayPal. Online-Lastschrift, Kreditkartenzahlung oder giropay werden nur vereinzelt angeboten oder diskutiert.

Woran die Umsetzung scheitert...

Die Befragung ermittelte neben dem Umsetzungsstand auch die möglichen Hemmnisse, Herausforderungen und Probleme, die sich beim Transformationsprozess ergeben oder ergeben haben. Zunächst wurden die knappe Fristsetzung der Gesetzgeber und die fehlenden einheitlichen landesrechtlichen Vorgaben moniert. Ein weiterer Problemfaktor ist die technische Anbindung des Digitalisierungsprozesses an die Fachverfahren sowie die Haushalts- und Kassenprogramme sowie der damit eng verknüpfte Kostenfaktor. Kritik liegt hierbei auf der Nichteinhaltung des Konnexitätsprinzips bei der Übertragung dieser neuen bzw. Ausweitung von Aufgabenfeldern durch das Land. Überdies wird der Personalmangel aufgrund des demographischen Wandels als Herausforderung sowie die Vielzahl der parallel umzusetzenden gesetzlichen Vorgaben bzw. Änderungen als Hemmnis gesehen. Eine weitere Problemstellung ist der zu beachtende Sicherheitsaspekt, da es in der Vergangenheit bereits zu Cyber-Angriffen auf Behörden und Unternehmen kam. Dabei ist eine Entwicklung insgesamt klar zu erkennen – Lähmung durch eine Fülle von zu bewältigen Problemstellungen. Die Kommunalverwaltungen hängen umgangssprachlich „in den Seilen“, in der Hoffnung einem Knockout zu entgehen.

Handlungsempfehlungen für den Umsetzungsprozess

Ein Patenrezept fehlt, zu unterschiedlich sind die Voraussetzungen in den Verwaltungen, angefangen bei kleinen Gemeinden – bei denen die Digitalisierung, wenn überhaupt, anteilig in einer Stelle enthalten ist – bis hin zu kreisfreien Städten und Landkreise mit eigenen IT-Referaten. Unabdingbar ist es, den E-Government-Prozessen in den Kommunalverwaltungen eine hohe Priorität beizumessen und dem mit der Aufgabenwahrnehmung betrauten Personal ein angemessenes Zeitkontingent zur Verfügung zu stellen. Hauptaugenmerk sollte zunächst auf Verwaltungsleistungen liegen, die besonders häufig von den Bürgern und Unternehmen in Anspruch genommen werden. Hier eignen sich die Aufgaben in den Bereichen der Einwohnermelde- und Standesämter sowie den Kfz-Zulassungsstellen.

Die Bildung von Arbeitsgruppen und die Zusammenarbeit mit anderen Kommunen ist für ein so großes Projekt sinnvoll. Orientieren können sich die Verwaltungen an Best-Practice-Beispielen, wie z. B. das digitale Rathaus der Stadt Tangerhütte. Dieser Austausch sollte durch das Land begleitet werden, damit verwaltungsübergreifende Problemfelder erkannt und einheitlich gelöst werden.

Die Devise lautet: „Anfangen, nicht abwarten!“ 

Zum Redaktionsschluss dieses Beitrages liegt vom Bundesministerium des Innern und für Heimat ein Referentenentwurf eines Gesetzes zur Änderung des Onlinezugangsgesetzes sowie weiterer Vorschriften (OZGÄndG) vor, wonach eine Verlängerung der bisherigen Umsetzungsfrist nicht vorgesehen ist. Die Pflicht, Verwaltungsleistungen digital anzubieten und ein E-Payment-System zur Bezahlung vorzuweisen, bleibt jedoch als dauerhafte Aufgabe bestehen. Die kommunale Gemeinschaft muss sich diesem Aufgabenfeld stellen und in den kommenden Jahren die Erwartungen des Gesetzgebers aber auch der Bevölkerung erfüllen müssen. Bis dahin ist es ein weiter Weg. Durch die steigende Digitalisierung sind Chancen entstanden, die eine Kommune nutzen sollte. E-Payment ist dafür ein Garant, welcher die Modernisierung in den öffentlichen Verwaltungen zukünftig maßgeblich stärken wird. Gelingt der Schritt, entwickelt sich Deutschland vom digitalen Entwicklungsland zum Land der digitalen Entwicklungen.

zu den Autoren:



Juliane Drechsler
ist Prüferin im Rechnungsprüfungsamt des Landkreises Börde und nebenamtliche Dozentin für Kommunales Haushalts- und Kassenrecht am Studieninstitut für Kommunale Verwaltung Sachsen-Anhalt e.V.

Matthias Wiener ist Abteilungsleiter der Finanzbuchhaltung bei der Stadt Dessau-Roßlau und Hochschuldozent für Öffentliche Finanzwirtschaft und Kommunalverfassungsrecht am Fachbereich Verwaltungswissenschaften der Hochschule Harz. Daneben ist er Lehrbeauftragter und Fachkoordinator für Kommunales Haushalts- und Kassenrecht am Studieninstitut für Kommunale Verwaltung Sachsen-Anhalt e.V.