Digitalisierung
Smart-City-Projekte umsetzen - 10 Tipps und Beispiele
Klein anfangen, experimentieren und bestehende Strukturen nutzen. Das sind die drei wesentlichen Dinge, die Jan Abt, wissenschaftlicher Projektleiter am Deutschen Institut für Urbanistik (Difu) insbesondere kleinen Kommunen mit auf den Weg gibt, wenn es um Smart-City-Vorhaben geht. „Sinnvoll ist auch, sich mit anderen zusammenschließen“, rät Abt. Viele Strukturen ließen sich beispielsweise durch interkommunale Kooperationen oder auf Kreisebene einfacher und kostengünstiger entwickeln. „Es muss ja nicht gleich ein digitaler Zwilling sein“, betont er. Stattdessen sei es wichtig, sich auf die konkreten Bedürfnisse der Kommune zu konzentrieren.
Um loszulegen, hat er gemeinsam mit seinem Team die Arbeitshilfe „Organisation und Management in smarten Städten und Regionen“ entwickelt, die zehn konkrete Tipps und Beispiele liefert:
1. Auf bestehende Strukturen aufbauen
Nutzen und entwickeln Sie bereits bestehende lokale Strukturen, Arbeitsweisen und Kooperationskulturen weiter. Knüpfen Sie mit Smart-City-Vorhaben an kommunale Strategien an und bauen Sie vorhandene Digitalisierungsaspekte aus.
Beispiel: Die Basis des Smart-City-Konzeptes in Detmold bildet die bereits 2021 beschlossene Nachhaltigkeitsstrategie. Die Stadt nutzt Smart-City-Ansätze, um die kommunalen Nachhaltigkeitsziele zu erreichen.
2. Frühzeitige Smart-City-Netzwerke etablieren
Beziehen Sie Entscheidungsträger und Fachakteure frühzeitig ein. Dabei sind Smart-City-Projekte nicht nur Sache der Bürgermeister. Empfehlenswert ist ein Gremium auf oberster Verwaltungsebene. Das Ziel ist, Führungskräfte aus der Politik, Verwaltung und kommunalen Unternehmen einzubeziehen.
Beispiel: Ulm setzt auf verwaltungsinterne „Türöffner“. Zwei Verwaltungsmitarbeiter sind gleichzeitig Schnittstellenmanager. Sie stellen ihre Expertise und ihr Netzwerk zur Verfügung. So entstand die Smart-City-Strategie, bei der Abteilungen in einem „Twinning-Modell“ jeweils von einem externen Netzwerkpartner unterstützt wurden.
3. Smart City breit in den Fachverwaltungen verankern
Binden Sie die fachliche Ebene der kommunalen Verwaltung ein. Holen Sie die Fachakteure ins Boot, die ohnehin schon offen für smarte Stadtentwicklung sind. Schaffen Sie Anknüpfungspunkte und erste gemeinsame Projekte.
Beispiel: Das Smart-City-Team der Gemeinde Eichenzell lädt seit 2021 zur „smarten halben Stunde“ ein, um ihre Verwaltungskollegen und -kolleginnen auf den aktuellen Stand zu bringen. Alle acht Wochen heißt es: Zeit für Austausch und kritische Rückmeldungen.
4. Digitallotsen einsetzen
Bei Smart-City-Vorhaben treffen Teams der Informations- und Kommunikationstechnik (IKT) auf Mitarbeiter der Fachdisziplinen zur Stadtentwicklung aufeinander. Dabei prallen neue Arbeitsweisen auf traditionelle Verwaltungsstrukturen. Digitallotsinnen und -lotsen können vermitteln und Verständnis schaffen, etwa für agile Arbeitsmethoden.
Beispiel: Im Landkreis Mayen-Koblenz helfen Regionallotsinnen und -lotsen als Kümmerer und Vermittler auf interkommunaler Ebene. In den kreisangehörigen Städten und Verbandsgemeinden sind sie fachliche Ansprechpersonen im Prozess zur smarten Region.
5. Smart-City-Maßnahmen zu Projekten der Fachbereiche machen
Einen Smart-City-Prozess in der Kommune zu verankern, stößt oftmals auf die Angst vor zusätzlichen Aufgaben in der Verwaltung. Dabei ist das Ziel einer Smart City: eine gemeinwohlorientierte Stadtentwicklung zu unterstützen und Prozesse zu erleichtern. Vermitteln Sie den fachlich Verantwortlichen den konkreten Nutzen einer Smart City – am besten am Beispiel konkreter zukünftiger Projekte.
Beispiel: In Braunschweig hat die Stabsstelle Digitalisierung gemeinsam mit den Fachbereichen das Smart-City-Dashboard umgesetzt. Sensoren sammeln im gesamten Stadtgebiet Daten für acht Anwendungsfälle, etwa zum Radverkehrsaufkommen.
6. Wissen in den Kommunen aktuell halten
Achten Sie bei Dienstleistungsverträgen darauf, Urheber- und Nutzungsrechte im Sinne der Kommune abzusichern. Überlegen Sie, welche Aufgaben durch eigene Mitarbeiterinnen übernommen werden können – Weiterbildungen lohnen sich, um Aufgaben langfristig selbst zu übernehmen.
Beispiel: Das Amt Süderbrarup ist eine kleine Verwaltung. Für das Prozessmanagement und Bürgerworkshops in der Strategiephase holte es sich externe Hilfe. Um nicht abhängig von Dienstleistern zu werden, brachte sich das Kernteam von Anfang an inhaltlich stark ein. Durch das angeeignete Wissen werden Projekte nun auch intern umgesetzt.
7. Smart City als Erprobungsfeld für neue Arbeitsweisen begreifen
Mehr Agilität bedeutet nicht gleich eine radikale Abkehr von klassischen Strukturen. Testen Sie in kleineren Teams oder Arbeitsgruppen neue Methoden innerhalb bestehender Strukturen aus. Bei Erfolg führen Sie vielversprechende Modelle nach und nach in die gesamte Verwaltung ein.
Beispiel: Das Digitalisierungsbüro Bielefeld funktioniert als Experimentierlabor für neue Arbeitsformen und Softwarelösungen. Für die Verwaltung testete es eine Projektmanagementsoftware, die künftig auch von anderen Ämtern genutzt werden kann.
8. Einen Expertenbeirat gründen
Etablieren Sie einen Fach- oder Expertenrat. Dafür können sie lokale Hochschulen, Forschungseinrichtungen, Verbände oder Führungskräfte von regionalen Unternehmen anfragen. Ein Beirat kann regelmäßig Input zu aktuellen Trends der digitalen Transformation geben und zum Netzwerken dienen.
Beispiel: Die Projektgruppe Digitalisierung in Hagenow hat einen unabhängigen Ethikrat berufen. Er kann von Bürgerinnen und Bürgern sowie Verwaltungsmitarbeitern angerufen werden. Der Beirat beschäftigt sich beispielsweise mit digitaler Teilhabe.
9. Rolle von Einzelpersonen berücksichtigen
Einerseits machen oftmals Bürgermeisterinnen und Bürgermeister Smart-City-Projekte zur „Chefsache“. Hier gilt es, Wissensmonopole zu vermeiden. Anderseits werden zentrale Stellen in der Smart-City-Organisation nicht besetzt, weil qualifizierte Fachkräfte fehlen. Prüfen Sie, ob vorhandene Mitarbeiter weiterqualifiziert werden können und bauen Sie Fachkompetenz auf.
Beispiel: In der Kleinstadt Grevesmühlen treibt Bürgermeister Lars Prahler die Idee der Smart City voran. Allerdings nicht im Alleingang. Er nutzt bestehende Netzwerke und ist in engem Austausch mit den Bürgern. Um leichter ambulante Pflegekräfte zu finden, hat er gemeinsam mit Seniorinnen und Senioren den digitalen Pflegefinder auf den Weg gebracht.
10. Neue Modelle mitdenken
Smart-City-Aktivitäten müssen nicht zwangsläufig in der Verwaltung verortet sein. Einige Kommunen nutzen eine ausgelagerte GmbH, um etwa regionale Kooperationen besser zu organisieren. Sie sollte eng mit der Verwaltung zusammenarbeiten.
Beispiel: Die Mendener mendigital GmbH ist eines der ersten Digital-Joint-Ventures der Kommune und der Stadtwerke. Mendigital setzt die Smart-City-Strategie um und begleitet die Stadtwerke bei der digitalen Transformation.
Wie machen es die anderen? Beispiele von Modellprojekten.
Die Arbeitshilfe „Organisation und Management in smarten Städten und Regionen“ ist mit wissenschaftlicher Begleitung des Bundesinstituts für Bau-, Stadt- und Raumforschung (BBSR) entstanden.
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