Baustellenmanagement
Achtung Baustelle -digitales Portal sorgt für bessere Kommunikation
Nutzerfreundlich und anschaulich
„Jede Baustelle im Straßenraum ist erst einmal störend. Da ist Information gut für Transparenz und Verständnis“, sagt Monika Blank, die Leiterin des Fachbereichs Kommunikation und Medien in der Stadt Friedrichshafen. Bislang wurden die Informationen über aktuelle Baustellen im Stadtgebiet in Friedrichshafen in erster Linie in Textform auf der Website, den Social-Media-Kanälen oder in Pressemitteilungen zur Verfügung gestellt. Zunehmend aber sei seitens der Nutzerinnen und Nutzer der Wunsch nach einer anschaulicheren Darstellung geäußert worden. Mit dem digitalen Portal sollte das erfüllt werden. „Ein Bild sagt mehr als tausend Worte und eine Karte auch“, sagt Blank, und entsprechend sei es das Hauptziel gewesen, den Service für die Bürger mit einer übersichtlichen Kartendarstellung noch nutzerfreundlicher zu gestalten. Parallel dazu wollte man in Friedrichshafen zudem die interne Koordination und die dazugehörigen Arbeitsabläufe mit Anträgen und Genehmigungen verbessern.
Zahlreiche kommunale Stellen involviert
Bei der Erstellung des Portals waren laut Blank verschiedene Ämter und Abteilungen der Stadt eingebunden: Die Auswahl und Beschaffung der passenden Software koordinierte das Amt für Digitalisierung, Smart City und Informationstechnik, um die notwendigen Anpassungen kümmerte sich die Abteilung Mobilität und Verkehr im Amt für Bürgerservice, Sicherheit und Ordnung, wo auch weiterhin die Daten zu den Baustellengenehmigungen erfasst und überwacht werden. Für die Ausgabe der Daten auf einer übersichtlichen Karte und für die Verknüpfung mit den ausführlicheren Medieninformationen ist schließlich die Abteilung Kommunikation und Medien verantwortlich.
Automatische Aktualisierung des Portals
Möchten sich die Friedrichshafener Bürger nun über die aktuelle Verkehrs- und Baustellenlage informieren, bekommen sie durch die digitale Karte schnell einen Überblick. Zu sehen ist der aktuelle Stand der genehmigten Baustellen, wobei in die Karte dynamisch hinein- und herausgezoomt werden kann. Genehmigt die Abteilung Mobilität und Verkehr eine neue Baustelle, erscheint diese via Schnittstelle automatisch im Portal und wird auf der städtischen Website angezeigt. Den einzelnen Baustellen wiederum sind Geo-Daten sowie Kurzinfos zum genauen Ort und zur geplanten Zeit zugeordnet und – sofern vorhanden – auch ein Link zur jeweiligen Pressemitteilung. Diese geht parallel auch an die Medien und enthält zusätzliche Hinweise zum Grund der Baustelle und zu Umleitungen. Zusätzlich zu den Baustellen werden auch bauliche Veränderungen im öffentlichen Verkehrsraum, wie etwa neue Straßen, regelmäßig in das System eingepflegt, um die Aktualität der Datensätze sicherzustellen.
Verschlankung der internen Abläufe dank Digitalisierung
„Durch die Einführung des neuen Baustellenportals konnte der interne Prozess bei uns verschlankt und vereinfach werden“, sagt Blank, schließlich würden die Informationen der Website nun direkt aus dem System zur Verfügung gestellt. In einem nächsten Schritt sollen auch Sondernutzungen und Veranstaltungen im System hinterlegt werden. „Durch diesen zentralen Gesamtüberblick können mögliche Überschneidungen von Baustellen und Einschränkungen durch Veranstaltungen von der Verwaltung dann einfacher und schneller erkannt werden“, hofft Blank. Die Nutzer schätzen das neue Portal schon jetzt, wie die Zahlen zeigen. So haben seit Live-Gang Ende vergangenen Jahres sieben Prozent mehr Nutzer als in den vier Wochen zuvor auf die Seite zugegriffen, wie Blank sagt.
Genaue Überprüfung erforderlich
Auch wenn die Digitalisierung hilft – ganz automatisch läuft der Prozess dennoch noch nicht ab. Der Grund: „Die Antragsteller reichen die Anträge in unterschiedlicher Qualität ein, hierdurch müssen die Daten vor der Veröffentlichung nochmals gesichtet und bei Bedarf angepasst werden, damit für die Bürgerinnen und Bürger klar ersichtlich ist, welcher Bereich für welchen Zeitraum nur eingeschränkt oder gar nicht genutzt werden kann“, so Blank. Außerdem müssten bei Aktualisierung der Software durch neue Versionen regelmäßig die Schnittstellen zu den angebundenen Programmen wie etwa der Finanzverwaltungssoftware überprüft und teilweise angepasst werden.
Digitales Portal nur ein Teil des städtischen Baustellen-Managements
Parallel zur Kommunikation der Baustellen via das digitale Portal, nutzt die Stadt Friedrichshafen weiterhin auch andere Wege, um die Bürger auf dem Laufenden zu halten und auch all jene zu erreichen, die nicht die Website nutzen. So sagt Blank: „Wir informieren immer im Frühjahr, bevor die eigentliche „Baustellen-Saison“ beginnt, über die Medien und die städtischen Informationskanäle über die anstehenden Baustellen des Jahres, also sowohl über Baustellen mit Auswirkungen auf den Verkehr, die die Stadt verantwortet als auch über Baustellen anderer Bauträger.“ Komme es zu Straßensperrungen, würden die betroffenen Anlieger zudem auch vorab schriftlich informiert.
Hier geht es zum Baustellen-Portal der Stadt Friedrichshafen
