Interview
Was macht ein KI- und Digitalisierungsbeauftragter?
Was ist der Vorteil dieser Position vor allem in einer kleinen Kommune?
Meine Verwaltungsleitung und ich wollen in NRW und besonders im Münsterland bei Innovation und IT vorangehen. Als kleine, agile Verwaltung mit flachen Hierarchien habe ich große Gestaltungsfreiheit. Dazu trägt beispielsweise die direkte Abstimmung mit dem Bürgermeister und viel Vertrauen aus Politik und Verwaltung bei. Das ermöglicht uns, neue Konzepte schnell auszuprobieren und Lösungen einzuführen, für die andere Verwaltungen deutlich länger brauchen würden.
Was sind Ihre Aufgaben als Digitalisierungsbeauftragter?
In den letzten anderthalb Jahren hat sich meine Arbeit stark in Richtung KI verschoben: Rund 70 bis 75 Prozent meiner Aufgaben bestehen inzwischen darin, mit unserem „Future Lab Rosendahl“ – einem siebenköpfigen, geschulten KI-Team – Use Cases aus der Sachbearbeitung zu identifizieren und Prozesse mithilfe von KI effizienter zu machen. Als Verwaltungsquereinsteiger bin ich dabei auf das Fachwissen der Kolleginnen und Kollegen angewiesen, um Routinetätigkeiten zu automatisieren und mehr Raum für sinnstiftende Arbeit zu schaffen.
Haben Sie ein Beispiel parat?
Ein aktuelles Beispiel ist unser neuer KI-gestützter Voicebot, der ab Dezember das komplette Anrufaufkommen koordiniert und so die Bürgerbüros spürbar entlastet. Insbesondere für eine kleine Verwaltung, in der viele Mitarbeitende mehrere Aufgaben gleichzeitig abdecken müssen, bietet diese Anwendung viele Vorteile. Grundsätzlich setze ich alle Lösungen so um, dass sie 70 bis 80 Prozent der Verwaltung erreichen und nicht nur Einzelarbeitsplätze.
Vor meiner KI-Schwerpunktphase habe ich viele Jahre die klassische Verwaltungsdigitalisierung geprägt: Wir arbeiten seit über 25 Jahren mit einem Dokumentenmanagementsystem und ermöglichen über 60 Prozent Homeoffice sowie mobiles Arbeiten von überall. Dadurch hat sich der Arbeitsplatz stark verändert. Ein wesentlicher Teil meiner Arbeit war und ist auch Change Management, vor allem, weil KI bei manchen Beschäftigten Unsicherheiten auslöst – etwa im Protokolldienst bei Sitzungen, den wir früh mit KI unterstützt haben.
Wie stehen die Beschäftigten dem Einsatz von KI-gestützten Anwendungen gegenüber?
Es gab und gibt bei manchen Mitarbeitenden Bedenken gegenüber KI – vor allem, wenn sie plötzlich eine Entlastung von 70 Prozent spüren und sich fragen, was das für ihren Arbeitsplatz bedeutet. Deshalb hole ich die Leute früh ab und mache klar: Niemand verliert seinen Job. KI übernimmt Routinearbeiten, damit sich die Mitarbeitenden stärker auf qualifizierte, sinnstiftende Aufgaben konzentrieren können – oft auch mit neuen Entwicklungs- und Karriereperspektiven.
Sie sind ein großer Fan davon, Prozesse mithilfe von KI effizienter zu machen. Welche Vorteile sehen Sie gegenüber der klassischen Verwaltungsdigitalisierung?
Ich sehe, dass die klassische Verwaltungsdigitalisierung durch zentrale Bundes- und Landesprojekte teilweise ausgebremst wird: Viele unserer eigenen, sehr bürgerfreundlichen Lösungen mussten wir aufgeben, weil sie durch Standardverfahren ersetzt wurden – für uns und die Bürger teils ein Rückschritt.
Darum fokussiere ich mich heute stärker auf KI. Sie bringt eine ganz andere Effizienz: Ein Wohngeldantrag, für den große Städte Monate brauchen, lässt sich mithilfe von KI in wenigen Minuten vollständig bearbeiten. Für mich ist klar: Die Zukunft der Verwaltung liegt in der Kombination aus Digitalisierung und KI – mit einem deutlichen Schwerpunkt auf KI, weil sie die größten Effizienzgewinne ermöglicht.
Wie können kleine Kommunen sinnvoll mit der Digitalisierung umgehen, wenn sie sich keine eigene Stelle für einen KI- und Digitalisierungsbeauftragten leisten können?
Leicht ist das nicht – denn für erfolgreiche digitale Transformation braucht es fachliches Personal, das Strategie, Projektmanagement, Change Management und Innovationsdenken zusammenbringt.
Für kleinere Verwaltungen ist aus meiner Sicht entscheidend, Menschen im Haus zu finden, die Lust auf Veränderung haben und denen man Freiräume gibt: Räume zum Experimentieren, zum Scheitern, zum Entwickeln. In vielen Verwaltungen schlummert enormes Potenzial, das aber oft durch starre Stellenbeschreibungen oder Führungskräfte ausgebremst wird. Man muss Mut machen, Innovation zuzulassen.
Kommunen brauchen also nicht zwingend einen KI-Manager oder eine KI-Managerin?
Nein, viel wichtiger ist jemand, der Prozesse versteht, strategisch denken kann, Veränderungen begleitet und Mitarbeitende mitnimmt. Rund 50 Prozent der Arbeit besteht ohnehin aus Change Management: reden, Ängste nehmen, motivieren. Und solche Menschen gibt es fast überall – man muss sie nur ansprechen.
Unser eigenes Team in Rosendahl ist genau so entstanden: von unten heraus. Neben meiner Rolle gibt es Digi Guides, die freiwillig gesagt haben: „Ich will was verändern.“ Sie bringen Fachwissen ein, ich liefere die Strategie – und gemeinsam funktioniert es. Digitalisierung ist nie ein Einzelkampf, sondern immer Teamarbeit.
Seit Kurzem gibt es eine kreisweite KI-Strategie des Kreises Coesfeld. Wie sind Sie als KI- und Digitalisierungsbeauftragter von Rosendahl darin eingebunden?
Ich leite im Kreis Coesfeld den Arbeitskreis Künstliche Intelligenz. Die Initiative kam von mir, weil wir in Rosendahl bereits seit zwei Jahren sehr weit mit KI sind und ich wollte, dass alle Kommunen im Kreis von unseren Strukturen und Erfahrungen profitieren. Über die Bürgermeisterkonferenz haben wir deshalb einen kreisweiten Arbeitskreis gegründet, in dem inzwischen rund 60 Mitarbeitende aus allen Verwaltungsbereichen vertreten sind.
Wie sieht ihre Rolle konkret aus?
Meine Aufgabe ist es, unsere Vorgehensweisen und Lösungen aufzubereiten und gemeinsam mit den anderen Kommunen in ein einheitliches, skalierbares Vorgehen zu überführen – inklusive der Entwicklung einer KI-Strategie für den gesamten Kreis. Ein zentraler Baustein ist etwa der kreisweite Rollout einer neu entwickelten, deutschlandweit einzigartigen KI-Schulungsplattform, die wir gemeinsam mit vier NRW-Kommunen (Rosendahl, Nettetal, Unna sowie Oberhausen) und einem bewährten E-Learning-Spezialisten mit über zehn Jahren Erfahrung in der Entwicklung und Skalierung digitaler Lernlösungen für IT und Künstliche Intelligenz aufgebaut haben. Ab dem 1. Dezember wird sie im ganzen Kreis eingeführt – und bereits viele andere Kommunen in Deutschland nutzen sie ebenfalls.
Kurz gesagt: Ich koordiniere den Wissens- und Erfahrungstransfer, treibe Standardisierung und gemeinsame Projekte voran und setze damit praktisch das um, was oft nur gefordert wird – echten Zusammenschluss und effizienten Bürokratieabbau durch gemeinsames Arbeiten mit einem federführenden Innovationsgedanken.
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