Praxisbeispiel Mittelangeln: Verwaltung 4.0
Kommunale Digitalisierung: So gelingt sie in kleinen Ämtern
Weitere wichtige Bausteine für das Amt Mittelangeln, das mit rund 10.500 Einwohnerinnen und Einwohnern drei Gemeinden bedient: externe Expertise und in Zeiten knapper Ressourcen vor allem Fördermittel. Das Amt holt sich Hilfe vom IT-Verbund Schleswig-Holstein und wird bei dem vom Bundesinnenministerium geförderten Digitalisierungsprojekt „Verwaltung 4.0“ im Rahmen der Fördermaßnahme „Heimat 2.0“ berücksichtigt. Gesucht waren ländliche strukturschwache Regionen, die von laufenden Heimat 2.0-Modellvorhaben und den bereits entwickelten digitalen Lösungen profitieren.
Digitalisierung mitgestalten
Wie müssen Prozesse gestaltet sein, damit sie Ende-zu-Ende-digitalisiert werden können? Diese Frage bespricht sie zunächst innerhalb der Verwaltung. Ihr ist wichtig, alle Mitarbeitenden mitzunehmen. Im Rahmen der Förderung konnte zusätzliches Personal eingestellt werden. Sie überlegen gemeinsam: Welche Maßnahmen versprechen den größten Mehrwert?
Es dauert nicht lange und sie entscheiden sich in Zusammenarbeit mit dem IT-Verbund Schleswig-Holstein für eine sogenannte Low-Code-Plattform. Mit dieser Software-Lösung wollen sie ihre Prozesse automatisieren, insbesondere kleine Fachverfahren sollen so digitalisiert werden. „Um Low-Code-Plattformen einzusetzen und für seine Bedürfnisse aufzusetzen, benötigt man nicht unbedingt einen Programmierer“, sagt Lang. „Ganz ohne Fachkenntnisse geht es aber auch nicht.“
Was ist eine Low-Code-Plattform?
Eine Low-Code-Plattform ist eine Entwicklungsumgebung, in der Software weitgehend ohne klassisches Programmieren erstellt wird. Stattdessen werden visuelle Werkzeuge wie Drag-and-Drop-Editoren, Baukastenelemente und Automatisierungsfunktionen genutzt, um Fachverfahren anzubinden. Der Code wird automatisch aus den erstellten visuellen Modellen generiert. Ein Mindestmaß an Coding-Kenntnissen ist trotzdem wichtig, um individuelle Anpassungen vorzunehmen.
Prozessdigitalisierung in der Praxis
Die Plattform ist seit drei Jahren im Einsatz. Sie ermöglicht etwa die automatisierte Gebührenermittlung und stellt die Bescheide für Antragstellerinnen und Antragsteller digital bereit. Bei der Online-Genehmigung von Plakaten etwa, sank der Aufwand für Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter um rund drei Viertel. „Drei unserer wichtigsten Prozesse in Sachen Ende-zu-Ende-Digitalisierung sind Vorkaufsrechtsverzichtserklärungen, verkehrsrechtliche Anordnungen und Aufgabeerlaubnisse“, so die Amtsvorsteherin. Ihr Team arbeitet fortlaufend daran, weitere Prozesse anzubinden. Die Plattform erlaubt es außerdem, die E-Akte zu integrieren und die Archivierung im Dokumentenmanagement-System zu automatisieren.
Änderung der Arbeitskultur
Insbesondere in kleineren Verwaltungen kann es eine besondere Herausforderung sein, die Mitarbeitenden für neue Anwendungen zu begeistern. Hier seien der stetige Informationsaustausch und Schulungen wesentliche Faktoren auf dem Weg zum digitalen Amt, weiß Lang. „Man muss den Mitarbeitenden Zeit geben, alle müssen mitgenommen werden und vor allem die Führungskräfte sollten mit im Boot sitzen“, nennt sie drei Punkte, die den Übergang erleichtern.
Herausforderung: Föderale Abstimmung
Mittlerweile gehört das Amt Mittelangeln zu den Vorreitern, was die Umsetzung des OZGs in Schleswig-Holstein angeht. Einen Haken gibt es dennoch: Das Land hat zwar den Mehrwert von Digitalisierungsplattformen für Kommunen erkannt, fördert jedoch eine andere als die vom Amt Mittelangeln genutzte. Lang wünscht sich eine bessere Planbarkeit sowie vorherige Abstimmungen für einheitliche Lösungen von Bund und Ländern, „damit nicht alle ihr eigenes Süppchen kochen, im Bereich der Standesamtssoftware funktioniert das ja bereits seit Jahren.“
So funktioniert die Nachnutzung
Einzelne Prozesse werden den Kommunen im OZG-Shop des Landes zur Nachnutzung zur Verfügung gestellt.
Mehr über das Projekt "Verwaltung 4.0 - digitale Prozesse für kommunale Verwaltungen" finden Sie hier.
